Hur formatera kontaktinformation i en brev

När du skriver ett personligt brev eller skicka ett e-postmeddelande som innehåller ett personligt brev, måste du ange dina kontaktuppgifter på ett tydligt och lättläst format. Det verkar enkelt, men det är viktigt att göra det ordentligt.

Ange det bästa sättet att nå dig

Dina kontaktuppgifter kommer att inkludera din gatuadress, telefonnummer och e-post, men ditt brev bör ange det snabbaste sättet att kontakta dig. Om du skickar ett papper brev, till exempel, kan du skriva, ”Du kan nå mig under kontorstid på telefonnumret ovan.” Eller i ett e-postmeddelande, lägga till denna sista meningen: “Jag ser fram emot att höra från dig. min e-postadress och telefonnummer är med min signatur nedan.” Du har just gjort det lättare för mottagaren att nå dig.

In Print: Sätt Kontaktinformation på Top

När du skriver ett personligt brev som ska skrivas ut och post eller post på ett jobb ombord, bör den övre delen innehåller information om hur potentiell arbetsgivare kan kontakta dig.

Lista dina kontaktuppgifter längst upp till vänster. Använd enkelt radavstånd och en konsekvent teckensnitt, och formatera den som ett block av information. Inkludera ditt fullständiga postadress, ditt telefonnummer och din e-postadress.

Lämna ett utrymme, lägga till datum, och sedan ange mottagarens namn och adress, enkelt radavstånd. Inkludera namn och titel på den person du skickar brevet till och organisationens namn.

Det är smart att använda namnet på den person som tar emot brevet. Om du måste, kontrollera företagets webbplats eller Linkedin för att ta reda på avdelningen chefens namn. När du är osäker, ring företagets stambanan och be receptionist.

Om du inte kan avgöra kontaktens namn, använda namnet på den avdelning i kontaktinformationen.

Här är ett urval format av kontaktinformation för en sökande och företaget upp.

Kontaktinformation för en sökande och företaget Adresserad

Ditt namn
Din adress
Din Stad, delstat och postnummer
ditt telefonnummer
Din e-postadress

Datum

Mottagarens namn
titel Mottagarens
Företag
Adress
Stad, delstat och postnummer

Om du inkluderar din e-postinformation, se till att kontrollera din inkorg ofta så att du kan snabbt reagera på eventuella kontakter.

I E-post: Kontakter Gå till botten

Standarden affärs stil för e-postkommunikation är annorlunda, eftersom skärmstorlek inte kan tillåta en snabb öga genomsökning av den fullständiga texten hur en bit papper gör. Istället för att lista dina kontaktuppgifter i toppen, inkludera den i din signatur. Ta inte med arbetsgivarens kontaktinformation.

Din signatur kan utelämna din gatuadress, om du föredrar. Annars bara ange ditt namn, e-postadress och telefonnummer. Du kan också inkludera relevanta länkar till din sociala fotavtryck, såsom din Linkedin-profil eller företags webbplats. Dessa kan lägga till ytterligare information och ange din resning i ditt yrke.

Här är exempel på e-signaturer:

Epostsignatur

Ditt namn
Din e-postadress
Ditt telefonnummer
Linkedin-profil (eller annan relevant webbadress)

En liten grafisk kan vara acceptabelt i din signatur, till exempel en skriftlig signatur under texten. Men inte ryckas. Håll det enkelt och professionellt.

Spara mallar

Det är bäst att använda samma grundläggande format varje gång att dela dina kontaktuppgifter i ett brev eller e-post. Spara ett exempel på var och klippa och klistra in den vid behov kommer att se till att du aldrig göra ett skrivfel eller lämna ut något av ett viktigt budskap.